なぜ退職率を10%以下にできたのか？

院長の目線でスタッフと向き合い、環境を整えていくことで定着率は高まります。「スタッフが思うように動いてくれない......」こうした悩みも寄せられますが、忙しい現場の業務を行っているスタッフたちは「上の指示に従えば効率がいい！」と感じられれば率先して対応してくれます。「効率が良くない」と思われる理由はいくつもあります。効率が良いと感じられないのはもちろん、的確に意図が伝わっていない、もしかしたらたまたま「今日は調子が悪い」だけかもしれません。忙しい院長の代わり、的確に現場の空気、表情を読み取り、指示を伝える、それが事務長の仕事のひとつです。

おおむね組織やスタッフの表情に変化が現れるのは改革から6ヶ月程度。スタッフが働きやすいと感じる環境は、クリニックの運営に好影響をもたらすことはみなさんのご想像のとおりです。

事務長の業務とは院長の想いを言葉にして、形にすること

診療の合間を縫って経営をされている院長。その院長の右腕となって、院長が思い描く理想のクリニックを実現するために必要なことを全部実行するのが事務長の役割です。

その中心がスタッフマネジメントと集患業務。事務長を介在することで院長がスタッフに対して言いにくいことでも伝達できるため、院長がストレスなくクリニックに合うスタッフを育成できます。また、集患もスタッフが適切に行動してくれるようになれば、効率化が起き、診療人数の増加や新しいことへチャレンジしやすい環境が生まれます。

弊社は集患そのものも得意としております。集患策の組立を行い、売上そのものを1.2倍以上に向上させたこと、さらには検索下位にあったwebサイトを6ヶ月で検索(検索ワードは●●科×地域名)トップまで押し上げたSEOやMEOの実績もあります。事務長業務は上記以外に事務作業などを行う定型業務もありますが、単一クリニックだとそれほどの業務量ではないため、スタッフマネジメントと集患業務にウェイトを置いて実行しています。

事務長代行の業務イメージ

メイン業務（非定型業務）

■スタッフマネジメント

（１）院長の方針の伝達と業務への落とし込み
（２）院長の方針の意向に沿って動くスタッフの育成
（３）院長の方針に合わないスタッフの整理
（４）定期的な面談

■集患

（１）業務の効率化
・スタッフマネジメントによるオペレーションの改善
（２）集患策の立案
・広告や看板等
・SEOやMEO等のインターネット対策
（３）集患策の実行
・目標設定
・PDCAの実行

付随業務（定型業務）

■人事・総務・労務

（１）自院に合うスタッフの採用
（２）採用や定着率を向上させるための職場環境の改善
（３）各種手続き（必要に応じて）
・給与計算
・社会保険等の手続き
・行政手続き等

■財務・経理（必要に応じて）

（１）補助金や助成金の申請
（２）会計事務所とのやり取り
（３）書類整理や支払い手続き

事務長代行のメリット

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   高いスキルを持った事務長をお試し感覚で配置できる

   事務長代行業を行うにあたっては相応のスキルが求められます。特に事務長は人によってスキル差が激しいため、同じ経験者でも出来る業務が大きく異なります。弊社はこうしたスキル差を減らすため、体系化、平準化できる業務と個性、視点が生きる業務を切り分けて考えています。
   初めて事務長を雇用するというのは、院長の大きな決断のひとつです。初めての決断で失敗してしまうと、「二度と事務長を配置しない」などが生じる可能性もあります。弊社の事務長代行は期間が定められているため、気軽に事務長がいる“心強さ”を体感してもらえます。

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   月２から可能で、常勤を雇用するよりも安価

   常勤で雇用すると、賞与や社会保険料等も含めて多額の人件費となります。
   単一医院の場合、フルタイムで行うほどの業務量はありません。事務長代行は業務ボリュームに合わせて週1から依頼ができるため、常勤で雇用するよりも安価で貴院に配置できます。

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   事務長が持つ幅広いつながりを活かせる

   複数の医療機関で仕事をすることのメリットとして、情報の幅があります。他院の戦略、社会的なトレンド、時代の移り変わり、ひとつの事業所で仕事をしているとどうしても情報が限られます。必要とはわかっていても多忙で手がつけられない。事務長はまさにそういった院長の悩みを代わりに行い、院長を支える存在です。

スピアヘッドの強み

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   契約期間は6ヶ月から

   通常事務長代行業務は1年契約が多いですが、スピアヘッドでは6ヶ月からとなっています。その理由は成果や変化は6ヶ月で現れるという経験則があるためです。事務長とはどんなものかを経験したい先生にも最適です。

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   スタッフマネジメントが得意

   離職率の高い病院、クリニックでスタッフマネジメントに注力し、３年以内の定着率を90％以上に改善。
   また、クリニックの方針に沿って動けるスタッフを育成。

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   集患が得意

   東京都港区の「〇〇科×地域名（例：内科×白金など）」で検索トップを半年で獲得するなど、集患力を上げていきます。
   
   

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   税理士や社労士、各種業者との打合せや調整も可能

   税理士や社労士、業者はこちらの方針にそって知恵を出して頂く必要があります。スピアヘッドではそういった関係先から知恵を引き出し、自院の運営がより良い方向に行くように調整します。